Την Κυριακή 10/12 πραγματοποιήθηκε μια συνάντηση των σωματείων που έχουν αναλάβει να διεξάγουν τους αγώνες για τα Κύπελλα Ράλλυ και Αναβάσεων Βορείου Ελλάδας για το 2018. Την ιδέα για τη συνάντηση είχαν ορισμένοι Πρόεδροι που ήθελαν να γίνει μια συζήτηση επάνω στο πρόγραμμα αγώνων της νέας χρονιάς, μετά και από τις αντιδράσεις που πήραν από τους αθλητές των σωματείων τους. Τη φιλοξενία ανέλαβε η Λ.Α.Βέροιας και το παρόν έδωσαν 10 σωματεία, ο ΣΟΑΑΒΕ και αρκετοί αθλητές.
Όπως φάνηκε από τις τοποθετήσεις στη συνάντηση που κράτησε πολλές ώρες, το κύριο ζητούμενο είναι η μείωση του κόστους τόσο για τους συμμετέχοντες οδηγούς όσο και για τους οργανωτές. Τα σωματεία από την πλευρά του οργανωτή έδωσαν προτάσεις για μείωση κόστους με έξυπνες λύσεις και συντονισμένες ενέργειες ώστε να μην υπάρχει καμία παραχώρηση σε θέματα ασφαλείας. Από την πλευρά των αθλητών οδηγών έγινε σαφές ότι είναι προτιμότερο ένα ελαφρύτερο πρόγραμμα αγώνων στα δύο Κύπελλα τοπικού χαρακτήρα ώστε να μπορέσουν να συμμετέχουν στο σύνολο των αγώνων. Η χρυσή τομή βρέθηκε να είναι η πρόταση για πέντε αγώνες τόσο στα Ράλλυ όσο και στις Αναβάσεις ώστε να υπάρχει το απαραίτητο χρονικό διάστημα από αγώνα σε αγώνα για να μπορεί να μειωθεί το ετήσιο κόστος στους διαγωνιζόμενους.
Οι συζητήσεις ήταν ουσιαστικές και κράτησαν αρκετές ώρες και από νωρίς υπήρξε η θέληση των οργανωτών στις Αναβάσεις να προτείνουν ένα πρόγραμμα πέντε αγώνων για το 2018 με την οικιοθελή απόσυρση των αναβάσεων Σερρών και Ξάνθης από το πρόγραμμα, κίνηση που χαιρετίστηκε θερμά από τα υπόλοιπα σωματεία.
Ανάλογη πρόταση έγινε και για το πρόγραμμα Ράλλυ όπου προτάθηκε στον ΑΟΘ να εξετάσει τη συνδιοργάνωση του Ράλλυ Θερμαϊκού μαζί με έναν από τους αγώνες του Κυπέλλου ώστε να προκύψει ένα πρόγραμμα πέντε αγωνιστικών διημέρων και για τα Ράλλυ Βορείου Ελλάδας, μιας και ο ΑΟΘ είναι το σωματείο που έχει δύο αγώνες Ράλλυ στο σχετικό πρόγραμμα.
Στη συνάντηση συμμετείχε και ο Γ.Γραμματέας της ΟΜΑΕ κ. Καρκάνης της Λ.Α.Ξάνθης που ενημέρωσε και απάντησε σε ερωτήσεις για τις νέες οργανωτικές λεπτομέρειες της νέας χρονιάς. Μια ιδέα που χαιρετίστηκε με ενθουσιασμό ήρθε από την Λ.Α.Μ.Σ. που πρότεινε ένα πανηγυρικό κλείσιμο της χρονιάς σε μια γιορτή του Μηχανοκίνητου Αθλητισμού στο Αυτοκινητοδρόμιο Σερρών σε μια συνδιοργάνωση με όλα τα σωματεία και καλεσμένους όλους τους αθλητές σε ένα διήμερο με έκθεση αγωνιστικών και φιλικούς αγώνες.
Η συνάντηση έκλεισε με την υπόσχεση πιο συχνών τέτοιων συναντήσεων για συντονισμό ανάμεσα στα σωματεία και ενεργοποίηση των προτάσεων συνεργασίας που τέθηκαν και ενημέρωση της ΕΠΑ-ΟΜΑΕ σχετικά με τους ζητηθείς αγώνες.